PME MAGAZINE

Avoir un inventaire contrôlé et fiable est un objectifs importants des entreprises. En effet il permet de :

• minimiser le capital investi dans les stocks
• réduire le coût financier occasionné par les sur-stocks
• contrôler le risque de démrque connue ou inconnue
• limiter les ventes perdues pour cause de ruptures de stock
• réduire le coût de réalisation de l'inventaire annuel

 

 

Que faut-il inclure dans les stocks ?

Au moment de définir un processus d'inventaire il faut identifier quels sont les éléments à comptabiliser dans les stocks.

Le stock doit inclure toutes les marchandises appartenant à l'entreprise, disponibles ou en cours de production destinées au processus commercial.

• Globalement, on identifie les types de produits suivants:
• matières premières
• produits en tours de production
• produits finis
• consommables des activités de production directement en lien avec la vente du produit (packaging…) …

Le produit est identifié dans le stock lorsqu’a lieu le changement de propriété ou de responsabilité sur l’intégrité du produit.

Ainsi, pour savoir quels produits doivent être inclus dans le stock, il faut préalablement identifier sur les contrats passés avec les fournisseurs, clients et opérateurs le moment du transfert de propriété, soit quel est l’Incoterm associé à la relation commerciale.

 

De plus, d’autres situations commerciales peuvent influer sur la notion de responsabilité sur la marchandise :

• vente à date avec réserve de propriété : la responsabilité se transfère à l’acheteur une fois la totalité des produits livrés. Même si le transfert de responsabilité n’a pas lieu immédiatement, s’il n’existe pas de risque d’insolvabilité, les mouvements d’expédition et de vente suivent le flux physique de la marchandise.
• produits en dépôt vente…

 

Généralement, selon les incoterms les plus souvent utilisés, la marchandise à comptabiliser en stock correspond :

aux produits se trouvant physiquement en stock dans les entrepôts (en propres ou sous traités) de l’entreprise, sauf :

• les encours de réception
• les produits reçus en consignation de la part des fournisseurs (marchandise livrée à un client mais le vendeur en reste propriétaire)
• les produits reçus en dépôt de la part des fournisseurs
• les produits en consignation de la part des clients

les produits livrés aux clients en dépôt

les produits en transport vers le client, non réceptionnés

les produits en tours de livraison à l’entreprise et pour lesquels le transfert de responsabilité a eu lieu (le transport est organisé par l’entreprise…)

 

Les différentes notions de stock

 

Le stock physique

Correspond à la photo du stock physiquement présent dans les locaux de l’entreprise.

 

Le stock comptable

Le stock qui apparaît en comptabilité (en actif du Bilan). Sa valoration varie selon la méthode choisie par l’entreprise.

 

Le stock final / stock initial

Le stock correspondant à la quantité mesurée en fin d’exercice comptable. Cette valeur de référence est également le stock initial de l’exercice suivant.

Ainsi, une erreur d’inventaire sur le stock final affecte la valorisation du stock de deux années consécutives.

 

L’inventaire périodique

Consiste en la realisation d'un inventaire ponctuel durant lequel sont comptés physiquement l'ensemble des stocks de l'entreprise, independemment de leur localisation. Il est vérifié que les unités comptées correspondent aux unités en stock dans le Système d'Information (ou du Système disponible dans l'entreprise pour le suivi des stock). En cas d'écart il est réalisé une ou plusieurs vérifications jusqu'à pouvoir valider une quantité conforme à la quantité physiquement comptée.

 

L’inventaire permanent

Avec ce systeme, l'inventaire est actualisé continuellement au travers de l'enregistrement des entrées et des sorties de stock réalisées.

 

L’inventaire tournant

 

Consiste en la réalisation de comptage programmés à intervalles réguliers de l'exercice. Il doit permettre la vérification de l'ensemble du stock au moins une fois dans l'année.

Le comptage peut être priorisé en utilisant par exemple la méthode ABC en rotation ou en valeur, en identifiant les produits critiques (en termes de démarque, de disponibilité client...).

 

Comment mettre en place un système d’inventaire tournant

1. Identifier les produits devant être inclus dans l'inventaire tournant (au moment de la définition du process)
2. Definir des catégories de produits selon les critères de priorité (ABC, criticidad…)
3. Affecter a chaque produit / catégorie un intervalle de comptage objectif (en respectant le principe que chaque produit doit être compté au moins une fois dans l'année)
4. Realiser le comptage
5. Noter la date de réalisation du comptage de chaque article
6. Analiser les éventuelles différences entre le stock compté et le stock permanent (et si nécessaire recompter)
7. Valider la quantité en stock
8. Analyser et résoudre les causes d'écarts

 

Points clés pour organiser un inventaire final

 

L'inventaire doit respecter les prérequis comptables et légaux de chaque pays.

Pour être efficace, des personnes étrangères à l'exploitation des entrepôts doivent être inclues aux équipes de comptage (comptabilité, commerciaux, acheteurs,…)

Si la taille de l'entreprise le permet, l'expert comptable supervise le processus.

Sa présence est, quelquesoit les ressources affectées à la réalisation de l'inventaire, un facteur clé de fiabilité de l'opération.

 

Les zones où sont stockés les produits à compter doivent être correctement rangées: regroupement par lots homogènes donde se encuentran los artículos por contar deben estar correctamente arregladas: agrupación por lotes homogéneos isolés distinctement, produits correctement identifiés (étiquetage...), isolement des articles hors inventaire, ...

Le processus devra mentionner le lan de zones d'entreposage avec laffectation des zones à chaque équipe de comptage.

 

La fiabilité des formulaires de comptages qui seront retournés par les équipes est liée à l'adéquation des moyens d'identification (clareté et fiabilité des codes articles visibles sur les produits, connaissance des produits à compter, précision des unités de comptage sur les formulaires (poids, métre linéaire, unité)).

 

Chaque article en stock doit être compté une seule fois. Pour assurer le respect de cette règle, l'activité doit être arrêtée durant l'inventaire. Les activités de production comme d'entreposage (expédition ou réception) seront donc interdites. De plus, il est recommandé de marquer les lots déjà comptés pour en pas les prendre deux fois en compte.

 

En cas de gestion par inventaire permanent, s'assurer que tous les mouvements de matériel antérieurs au début de l'inventaire ont été enregistrés.

 

S'il existe une différence entre l'inventaire permanent et le résulat du comptage, réaliser un nouveau comptage. Si l'écart est avéré, l'analyser avant de valider la quantité comptée.