PME MAGAZINE

La liste de choses à faire sauce GTD

L’article sur la gestion de l’e-mail date déjà d’un petit bout de temps. L’autre grand outil qui m’est indispensable dans ma gestion quotidienne est ma liste de choses à faire, ma to-do.

Entre toutes les actions que je dois réaliser, celles que je dois coordonner, etc. ma liste de choses à faire tourne en général autour d’une centaine d’actions en permanence. J’ai donc cherché pendant longtemps un système qui me permettrait de :

• Garder trace de toutes mes tâches, qu’elles soient personnelles ou professionnelles.
• Prioriser sans effort tout ce que j’ai à faire.
• Identifier facilement les actions réalisables à un moment donné.

C’est ce que m’a apporté le livre Getting Things Done, «GTD», de David Allen.

Organiser sa liste de tâches Getting Things Done

La méthode préconisée consiste à organiser sa liste de tâches sur deux axes : les projets et les contextes.

Le projet est un groupe de tâches nécessaires pour réaliser un objectif. Ce projet peut être par exemple «Week-end à Londres», «rénovation de la cuisine», etc.

Les contextes sont les différentes situations dans lesquelles il est le plus facile de réaliser une tâche donnée : par exemple, vous pouvez avoir un contexte @maison, un autre @travail, un autre @courses et un autre @ordinateur (historiquement la méthode GTD préfixe les contextes par @). Alors que normalement vous devez reparcourir sans cesse votre liste de choses à faire pour savoir quelle est la tâche à réaliser tout de suite, grâce aux contextes vous êtes capables d’identifier immédiatement quelles actions sont réalisables en fonction de la situation où vous vous trouvez.

Getting Things Done ne préconise pas de support pour maintenir cette liste ; feuille de papier, PDA, ordinateur, tout est possible à condition d’être toujours à jour (toutes les choses à faire sont listées). Personnellement je préfère maintenir cette liste sur ordinateur, quitte à noter temporairement certaines des choses à faire sur une feuille de papier pour les enregistrer plus tard sur mon ordinateur.

De nombreux programmes sont disponibles. En voici quelques-uns :

• Tudumo (PC) : je n’ai pas essayé car je n’ai pas de PC, mais il paraît qu’il est bien.
• iGTD (Mac) : très complet et gratuit, mais l’interface n’est pas très zen.
• Things (Mac) : beau, simple, mais ne respecte pas tous les principes de GTD à la lettre.
• Omnifocus (Mac) : très complet, puissant, mais donne une impression de lourdeur.
• Midnight Inbox (Mac) : très beau, le plus respectueux de la méthode GTD pure et dure, mais comporte quelques bugs gênants.

La deuxième partie de l’article décrit comment travailler sur base de cette organisation projets – contextes. Si vous n’avez pas encore de système GTD je vous conseille de télécharger un programme pour mettre en application tout de suite la méthode de travail décrite.

Etape 1 : brainstormer pour identifier les projets et les actions à réaliser

Faites un brainstorm pour identifier tous les projets et pour chaque projet toutes les tâches qui vous passent par la tête pour le réaliser. Créez les projets et ajoutez-y les tâches dans le système que vous aurez choisi.

Etape 2 : attribuez le bon contexte à chaque tâche

Pour chaque tâche identifiée, attribuez-lui le contexte le plus adapté. Un des aspects les plus délicats de GTD est de trouver la liste de contextes qui vous convient. Par exemple, étant souvent au travail le contexte @travail ne me permet pas répartir mes tâches en suffisamment de catégories. Par conséquent j’ai remplacé ce contexte par @coordination, @faire, @administration. Lorsque je suis dans le contexte @coordination, je me focalise sur toutes les actions que j’ai à réaliser en collaboration avec quelqu’un. Lorsque je suis dans le contexte @faire, je me focalise sur ma propre production.

La règle des 2 minutes qui prévalait pour les e-mails est valable aussi pour les tâches : si une tâche prend moins de deux minutes ne passez pas votre temps à l’entrer dans votre système, faites-la tout de suite.

Etape 3 : effectuez une revue régulière de votre système

Faites une revue quotidienne de vos tâches. Personnellement, je fais une revue en fin de journée, et une autre le matin avant de démarrer la journée de travail. Chaque fin de semaine je fais une revue plus en profondeur de tous mes projets.

Etape 4 : travaillez par contexte

Dans quel contexte vous trouvez-vous actuellement ? Certainement @ordinateur ! Que vous soyez @maison ou @travail ne me regarde pas. Il ne vous reste plus qu’à regarder la liste des tâches en fonction du contexte dans lequel vous vous trouvez et à réaliser vos actions. Bon travail.