PME MAGAZINE

Pierre est décorateur. Il travaille en solo, même s’il lui arrive parfois de coordonner un chantier. Comme cette semaine, justement, particulièrement chargée, avec toutes sortes d’impératifs. Nous avons demandé à Gérard Rodach, consultant, auteur de « Gérer son temps et ses priorités » (éditions d’Organisation) d’aider Pierre à y voir plus clair.

PREMIERE ETAPE : lister tous les rendez-vous de la semaine

Pierre ouvre son agenda et liste sur une page blanche tous les événements importants de la semaine.

- Administratif : payer le 1er tiers provisionnel
- Passeport à renouveler (vacances)
- Faire le point avec mon comptable
- Perso : kiné vendredi, envie de placer un jogging à un moment donné / l’anniversaire de mon meilleur ami
- Gestion d’un client mécontent. Son salon n’a pas été peint dans la couleur convenue.
- Jeudi, date limite de remise d’un devis
- Passer sur le chantier pour suivre une commande
- Rendez-vous clientèle (1er rendez-vous de présentation)
- Me rendre à un salon pro qui se tient cette semaine avec les dernières tendances
- Envoyer mes voeux

DEUXIEME ETAPE : repérer les événements absolument prioritaires

Pierre commence par répartir sa liste en fonction de l’importance de la tâche à effectuer (plus ou moins forte), et de la durée estimée de sa réalisation (plus ou moins longue).
Ce qui lui permettra de classer les événements de la semaine en quatre catégories :

1. Tâches importantes et rapides à réaliser
2. Tâches moins importantes et rapides à réaliser
3. Tâches importantes mais longues à réaliser
4. Tâches moins importantes et longues à réaliser

Sur ces quatre catégories, Pierre se rend vite compte que seules la première et la quatrième sont utiles à son classement :
- Les tâches importantes et rapides à réaliser sont forcément prioritaires (paiement du 1er tiers, gestion de l’erreur sur la peinture, anniversaire de son ami, rendez-vous chez le kiné)
- Tandis que les tâches d’importance plus faible et gourmandes en temps iront en bas de la pile (jogging, renouvellement du passeport)

Pour les événements qui ne sont ni absolument prioritaires, ni clairement reportables, le tableau devient bien plus flou. Une autre technique de classement permet de hiérarchiser les tâches restantes.

TROISIEME ETAPE : construire sa propre grille de priorité

Pour choisir quelles tâches privilégier, Pierre se construit une grille de priorités, en fonction de critères qu’il définit lui-même, rationnels ou plus émotionnels (par exemple, plaisir éprouver à effectuer une tâche). Concrètement, il coche dans un tableau les cases correspondant aux affirmations qui lui semblent vraies. Il applique cette grille de lecture à chaque tâche.

Voici la grille de Pierre qui n’a rien d’intangible…à reprendre ou à adapter par chacun en fonction de ses besoins et de ses propres critères.

Téléchargez un modèle de grille de priorité (format Excel)

QUATRIEME ETAPE : trancher

Pierre a rempli sa grille de priorité…Et y voit plus clair. Trois tâches (la remise du devis, le chantier et le rendez-vous client) se distinguent nettement (avec au moins quatre critères remplis sur six).

La grille des priorités de Pierre

Un instrument utile, mais qui ne fait pas de miracle. « Cette grille ne résout pas tous les conflits, mais facilite les choix, explique Gérard Rodach, en réalité, elle permet de structurer sa pensée ». En dernier ressort, cette grille n’est qu’un support à la décision. Pierre devra bien finir par trancher, mais de façon plus structurée et plus éclairée.