PME MAGAZINE

Les dirigeants de TPE/PME ont la maîtrise technique de leur métier, des idées pour pérenniser, des projets de développement. Pourtant, leur succès passe souvent par des compétences dont l’entreprise ne dispose pas.

par Valérie RICHARD , le 13/02/2009

Identifier les besoins, trouver les compétences

 Entreprise artisanale cherche à communiquer professionnellement avec ses clients et prospects,

 TPE sous-traitant industriel veut structurer durablement sa documentation technique sans alourdir ses charges,

 PME doit recentrer sa force commerciale en allégeant les tâches marketing, reporting et communication interne, sans embauche immédiate ni investissement…

Qu’ils relèvent des fonctions communication, marketing, secrétariat, assistance commerciale, gestion de projet ou développement international, toute petite entreprise est ponctuellement confrontée à un surcroît de travail ou à l’impossibilité de confier des travaux supplémentaires à son personnel, indisponible ou non qualifié. Les conséquences : une extension infinie des domaines d’intervention du dirigeant, l’abandon d’un projet ou la remise en cause d’une stratégie.

Les industriels le savent bien : Si la sous-traitance est depuis longtemps intégrée aux stratégies et process de fabrication et maintenance, l’externalisation - axée « prestation » - n’est pas encore entrée dans les mœurs françaises.

Pourquoi, quels avantages ?

Pérenniser ou développer une entreprise en assurant le quotidien est très exigeant, particulièrement dans de petites structures. Faire appel à des intervenants externes à l’entreprise pour des fonctions ou missions dont elle ne peut supporter durablement le coût permet de maîtriser sa croissance sans renoncer aux objectifs.

L’argument premier est la réduction des coûts fixes structurels, notamment sur des postes jugés « non productifs » ou dispendieux, sans perte de qualité de service.

Cette pratique n’est pas réservée au conseil stratégique ou au consulting : nombre de prestataires issus de la TPE/PME analysent, formalisent et réalisent eux-mêmes les missions de bout en bout. Faire confiance à un prestataire extérieur permet également de libérer l’entreprise de travaux à faible valeur ajoutée et d’alléger la gestion des ressources humaines.

Avoir accès à de nouvelles compétences et expertises opérationnelles sans avoir à les développer ni les gérer en interne limite les coûts conceptuels et de mise en œuvre tout en générant une véritable économie temporelle au profit d’un développement durable des équipes en place.

Externaliser consiste aussi à tirer profit de l’expertise du prestataire en gardant la maîtrise des opérations. Sans être exhaustifs, précisons enfin que la vente ou le non-achat des équipements (matériels, mobilier, véhicules…) liés à l’activité externalisée conduisent à une meilleure gestion des budgets voire à un gain de trésorerie, malgré la marge du prestataire.

Bien l’organiser et la piloter

Qu’il s’agisse de se décharger d’une activité onéreuse ou de pallier un manque de compétences, elle doit être envisagée avec méthode et sérieusement motivée.

Les critères à prendre en compte tant pour l’organisation que le contrôle d’une mission externalisée seront différents selon que l’entreprise a une vocation industrielle, artisanale ou tertiaire, selon qu’elle emploie 15 ou 70 salariés.
De même, les coûts, engagements des deux parties et résultats prévisionnels de la mission ne seront pas les mêmes s’il s’agit de satisfaire un besoin primaire ou secondaire de l’entreprise. La teneur des travaux confiés favorisera une externalisation complète ou une intervention en temps partagé dans les locaux de l’entreprise. L’organisation interne (hiérarchie, méthodes de management, implication des équipes) aura également une incidence sur le choix du prestataire et la définition de la mission.
Il est primordial que l’expertise choisie soit avérée et l’établissement d’un climat de confiance est un préalable indispensable à une externalisation réussie.
Un collaborateur externe doit intervenir sur son/ses domaines d’expertise en ayant toute conscience des problématiques, des moyens et de la volonté du dirigeant de l’entreprise. Il devra lui apporter un regard neutre et objectif, le faire bénéficier d’un retour constructif et franc.

Une stratégie n’a d’intérêt que dans son application sur le terrain. Encore faut-il se donner les moyens de l’appliquer.
C’est là - pour les petites et moyennes entreprises - un des atouts principaux de cette pratique.
C’est aussi une opportunité permettant d’associer audace et discernement en instaurant des bases de collaboration souples et durables. Cet outil est adaptable à tous les besoins, tous les planning et tous les budgets, à condition de chercher le prestataire adéquat et de construire le projet collaboratif avec lui.

Astuces pour sélectionner un prestataire :

 Définir le besoin de l’entreprise (tâches, savoir-faire, fonction, salaire et charges)

 Rédiger la fiche du ou des postes correspondants à ce besoin, comme si vous recrutiez

 Contacter un professionnel indépendant spécialiste de la compétence recherchée

 Lui présenter l’entreprise et la fonction : Comme à un candidat au recrutement
Comme à un manager qui devrait encadrer le salarié en charge de cette fonction

 La capacité de votre interlocuteur à appréhender vos attentes et le rôle du salarié qui serait en charge du poste sera un premier indicateur précieux de sa capacité de synthèse, de sa qualité de service et de son autonomie.