- Changez et verrouillez votre approche commerciale pour vous faire payer et raccourcir les délais de paiement
Pour la moitié des PME, le solde commercial représentait en 2005 une charge de trésorerie de plus de 20 jours de chiffre d’affaires.
Et pourtant : vous n’êtes pas une banque.
C’est trivial mais dans la pratique, cette approche est lourde de sens : ce n’est pas à vous de financer vos clients. Chacun son métier : les banques financent, vous, vous fournissez des produits et services.
Changez donc votre approche commerciale pour resserrer les conditions de paiement chez vous. En amont, 5 changements de stratégie permettent de se faire payer et de raccourcir ses délais de paiement :
1- Couvrir les frais fournisseurs
Si vous, vous n’êtes pas une banque, vos fournisseurs non plus. Faites de la pédagogie avec vos clients. Si vous demandez un premier versement couvrant une grosse part de vos propres coûts fournisseurs, cela passe plus facilement. Comment faire une prestation de qualité si votre client ne permet pas de payer vos propres fournisseurs ?
Si vous êtes dans le secteur des services, le montant peut correspondre à votre seuil horaire de rentabilité. Il se calcule par rapport à vos frais fixes (loyers, téléphone, connexion internet, …) ainsi que le coût horaire de votre temps et celui de votre personnel.
2- Fixer avant la commande les moments et montants à payer
Faites un échéancier valable pour tous vos clients et facilement accessible.
En informant très en amont, vous évitez les non-dits, les sources d’incompréhension et de litige. Pourquoi pas créer un échéancier qui segmente les paiements en fonction de l’avancement de la commande.
Le principe est le suivant : vous vous faites payer à chaque fois que votre client voit concrètement un avancement dans l’état de la commande.
3- “La maison ne fait pas crédit”
De façon encore plus drastique, cette approche commerciale permet de régler le problème du paiement à la source. Pas de paiement = pas de prestation. L’approche part du principe que vous ne payez pas 30% de votre baguette puis les 70% une fois que vous l’avez consommée.
En faisant preuve de pédagogie et de crédibilité, cela n’empêche pas le développement d’une entreprise. A ce propos, présenter un échéancier très clair de tout le déroulement de la commande rassure beaucoup les clients.
Certains clients refusent de travailler avec vous, mais beaucoup comprennent. Par le passé, cette approche m’a par exemple permis de vendre des prestations allant de 50 à 2300 euros (HT)… payées en une fois et avant même que la prestation ne démarre. Sans que cela pose souci à qui que ce soit.
4- La prestation démarre et se poursuit si et seulement si vous êtes payé
Un autre point d’approche commerciale à considérer est de subordonner l’avancement sur la commande et la prestation à réception du paiement.
Par réception du paiement, je n’entends pas l’envoi du paiement mais sa réception. Voire son encaissement par vos soins. Cette astuce permet de limiter de manière drastique les impayés et défauts de paiement… surtout lorsque les clients paient par chèque.
5- Verrouillez tous vos contrats, conditions générales de vente et factures
Il y a d’un côté le commercial, de l’autre l’administratif et le juridique.
Tous vos documents administratifs et juridiques (contrats, CGV, …) doivent refléter les conditions de paiement sur lesquelles vous vous êtes mis d’accord avec votre client.
Cela renforce votre crédibilité et votre travail pédagogique. De plus, cela évite que des trous et inconsistances soient exploités au cas où vous avez des difficultés à vous faire payer.
2- Le client ne paie pas : la bonne approche de communication
Si vous avez des difficultés à vous faire payer, si les délais de paiement augmentent, communiquez dès la première alerte avec votre client.
N’attendez pas que le problème se reproduise : si vous tardez à réagir, le client exploitera volontairement ou non votre laxisme. Que ce soit volontairement ou non, l’effort de pédagogie réalisé en amont se réduit à néant.
Relancez le donc dès la première alerte par téléphone ou de visu, de façon courtoise.
La discussion a 5 buts :
- Savoir pourquoi il tarde à vous payer,
- Le prévenir des risques qu’il encoure s’il ne paie pas,
- L’informer de l’avancement de la commande,
- Fixer un nouveau délai de paiement très court par lequel vous subordonnez la continuité de la commande,
- Si c’est techniquement possible, essayez de vous faire payer sur le champ, par exemple par carte bancaire ou Paypal.
Ne dites pas dès la première relance que vous ferez appel à des avocats… cela grille un moyen de pression bien trop tôt. Ensuite si le montant concerné est faible, vous perdez votre crédibilité… chacun sait que faire appel à un avocat pour récupérer des petits montants n’est pas rentable.
Si cela ne fonctionne pas, montez en puissance dans vos communications : relances par téléphone, email et courrier. Pour faciliter ce travail de relance client, établissez une procédure qui facilitera la diminution du coût de ces relances.
3- Le client ne paie pas : suspendez la commande et établissez un échéancier
Si jamais se faire payer la commande devient très difficile, suspendez purement et simplement la commande. Informez le client, toujours de manière courtoise mais cette fois-ci de façon plus formelle. Accompagnez à votre coup de fil d’un courrier ou d’un email. En faisant preuve de pédagogie, en restant factuel.
Appelez-le : fixez avec lui un échéancier de paiement qu’il pourra tenir. Subordonnez tout nouvel avancement à l’exécution de ce calendrier de paiement. De cette façon, le client ne se trouve pas pris à la gorge. Et vous rééquilibrez la relation également entre les parties.
A partir de ce moment votre crédibilité est intimement liée à la pédagogie dont vous avez fait preuve en amont : c’est à dire pendant la discussion commerciale. Rappelez que vous agissez conformément aux dispositions prévues par les contrats, CGV et factures. Ce faisant, vous conservez votre image de sérieux et professionnalisme.
En conclusion : se faire payer facilement, c’est éduquer ses clients
Ne faites intervenir la menace de poursuites judiciaires qu’en dernier recours. Cette menace ne doit intervenir que si les communications avec vos clients sont détériorées ou s’il ne tient pas ses engagements. Dans ce cas, tentez les courriers officiels avec la signature votre avocat.
Cela impressionne toujours… sachant que pour quelques dizaines, centaines ou milliers d’euros, l’appel à un avocat pour lancer une procédure officielle constitue généralement une perte de temps. Et d’argent.
Bien en amont de ce dernier recours, communication et pédagogie sont deux fiers soutiens pour réduire vos délais de paiement et vous faire payer.